COMO FAZER UMA LISTA DE TAREFAS EFICIENTE?

Oi pessoal! Espero que tenham passado um excelente Carnaval! Acredito que hoje muitos de vocês estejam retornando ao trabalho, certo? E voltar a se organizar depois de uns dias de folia ou de descanso do trabalho nunca é assim tão simples. É nessa hora que as LISTAS DE TAREFAS são uma boa ajuda para não se esquecer de nada e também para controlar seus gastos.

Existem muitas listas que podemos fazer para organizar o nosso dia de trabalho ou mesmo em casa. E também muitas maneiras de fazê-las. Podemos utilizar um simples sistema de papel-caneta ou também utilizar aplicativos para Smartphones que são muito úteis. Organizadores como o Evernote ou mesmo a ferramenta de lista de tarefas do Google funcionam bem. Diante de tantas opções (não vou aqui saber qual é a ideal para o seu estilo de vida), as que são mais eficientes são aquelas que te permitem realizar uma lista do que eu chamo 'lista-livre', algo que te permite estabelecer as prioridades da lista e também , se possivel, um sistema que conte o tempo disponpivel para a tarefa ou que te coloque intervalos de descanso.

Assim como no post anterior, vou aqui colocar o qe funciona como meu estilo de vida e de trabalho. Você deve encontrar o seu, mas a essência de organização é o que acaba sendo comum. Vamos às duas listas mais comuns:

1- Lista-livre: é a famosa 'to do list' que tantos livros de produtividade descrevem. Para montá-la, você simplesmente pega um papel ou abre um aplicativo e lista TUDO O QUE TEM PARA FAZER naquele dia ou naquela semana (a frequência você que escolhe). Eu faço listas diárias, de acordo com as metas que desejo atingir naquele dia. Começo por listar todas as atividades e depois eu faço uma numeração ou marcação para agrupar as prioridades. Se ficar muito poluído no papel, eu as reescrevo já na ordem e jogo o outro papel fora...simples assim!

Nesse tipo de lista, para as atividades mais difíceis, nas que a tendência é ficar procrastinando antes de encará-las, eu estabeleço uma recompensa: um chocolate, 30 min de descanso assistindo algo no sofá...qualquer coisa que naquele dia seria difícil de fazer ou que fosse muito prazeroso.

A pergunta que sempre me fazem aqui é: começar pela atividade mais fácil ou pela mais difícil? A resposta é DEPENDE. Se você possui um perfil CORUJA (fica acabado pela manhã e alerta nas madrugadas), se horário ativo é aquele em que você procrastina mais...isso mesmo...é estranho, mas o seu horário ativo é a manhã para as tarefas mais difíceis, pois apesar de ter a sensação de estar 'fora de órbita', esse é o horário em que o seu cérebro é capaz de conquistar o mundo enquanto fica refém da insegurança de não atingir aquela meta. Isso explica pessoas que passam o dia fazendo listas de listas e se organizando em todos os dias de trabalho, mas começar a trabalhar que é bom...NADA...porque elas acreditam que porque estão acabadas elas não vão produzir nada. Então gastam o tempo fazendo coisas leves quando estão menos 'pilhadas'.

Nos sentimos mais inseguros quando o nosso organismo está no ápice do seu desempenho (talvez porque seja OK para o seu ego saber que você fracassou quando se sentia tão bem). A autossabotagem é um processo que exige bastante do cérebro. Ou seja, você precisa estar com a mente ágil e aguçada para inventar desculpas e enrolar.

2- Lista de compras: essa é simples. Faço sempre quando vou ao supermercado ou ao shopping com a função específica de comprar. Antes de ir ao supermercado, verifico os dias em que vou estar em casa na semana, verifico a geladeira e os armários e listo o necessário. Faço a lista livre, pois nem sempre consigo lembrar de tudo por categoria. Mas seria o ideal se você já agrupasse por comida, limpeza, etc., pois assim gasta menos tempo no supermercado. Para o shopping, por exemplo, se saio para comprar roupa ou sapato, já penso na loja em que quero ir e o que ver. Como não são muitas vezes, normalmente nem faço lista...mas se vou a um Outlet eu faço, ou vou gastar mais do que devo, ou ainda esquecer do que eu realmente queria comprar devido às distrações.

Em geral pessoal, a receita é fazer listas para evitar as distrações. Seja no trabalho, seja no mercado. A lista te ajuda a ter FOCO diante de muitas coisas para fazer ou para ver. Eu já fiz lista no celular, no e-mail e no papel. As que eu cumpro mesmo e gosto de fazer são as de papel ainda. Nada me paga a sensação de riscar um dever cumprido e de rasgar aquele papel no final do dia. Aí sim, sinto que produzi, mesmo ainda tendo uma lista enorme para o resto da semana.

O importante de fazer as listas é sentir que elas te trouxeram a sensação de que você está dando pequenos passos na direção daquilo que você deseja alcançar ou cumprir (o famoso CHECKLIST).
Pequenos passos, mas sempre para frente, vão fazer com que você chegue lá! Sem as listas, você até chega um dia...mas em uma trajetória tortuosa e perigosa, já que esta será cheia de esquecimentos, ausências, frustrações, e sendo a agenda de outras pessoas e não a tua!

Espero que tenha obtido boas dicas aqui para a sua organização pós-carnaval. Se essa informação foi útil para você, curta e compartilhe nas redes sociais para que mais pessoas tenham acesso.

Boa semana a todos e até o próximo post, no qual 'conversaremos' sobre: FUGINDO DAS DISTRAÇÕES: PRODUÇÃO COM QUALIDADE