Sim, eu tenho tempo!

No post anterior nós 'conversamos' sobre como criar o nosso DEPÓSITO DE CONFIANÇA. E eu já posso imaginar quantas pessoas disseram: 'Ah, legal até essa ideia, mas não tenho tempo de fazer mais nada...quem dirá mais isso!'

Quem conhece e acompanha a minha rotina sabe quantas atividades diferentes eu faço por semana. Alguns dizem que sou multi-tarefas, outros dizem que não tenho foco, outros ainda se arriscam a simplesmente me chamar de louca. Pois bem...acho que há um pouco de verdade em tudo isso...mas há muito planejamento e organização para que tudo isso ocorra. Hoje eu resolvi contar para vocês como SIM, eu tenho tempo!

Uma das coisas mais importantes para ter tempo para fazer as coisas que você planeja é, como disse, planejá-las. Listas ajudam muito, desde que as siga rigorosamente. O ranqueamento dessas listas em prioridades também é fundamental. O que confunde, muitas vezes, a cabeça das pessoas que te pedem um favor(zinho) é o fato de que este SEMPRE está em número 1 na lista de prioridades e urgências DELAS e NÃO NECESSARIAMENTE na SUA. Não estou aqui fazendo propaganda ao egoísmo, mas ao RESPEITO. Respeito de entender que ninguém deve ser a agenda de outra pessoa. Todos devemos ter as próprias prioridades, organizá-las, para então ter TEMPO suficiente para colaborar com o colega, o familiar, o profissional que pede pelo seu serviço, etc...mas na hora em que você pode realizá-las e não na hora em que alguém berra no teu ouvido que vai morrer se você não fizer aquilo para hoje.

Deixar as suas tarefas e prioridades para trás sempre que receber um pedido de favor via e-mail ou outro meio de comunicação vai te atrasar em longo prazo e fazer com que você perca a credibilidade e a confiança naquilo que faz. Se planejar as atividades, vai ter sim tempo para fazer o que te pedem junto com o que te é prioritário. Mas se aquilo for importante para você, mas não for urgente, a pessoa vai ter que passar a entender que você tem a sua própria agenda assim como ela tem a dela.

Pode parecer esquisito dizer isso, mas até o nosso TEMPO LIVRE deve ser planejado. Se você usa agenda, e você tem aquele tempo livre no seu dia, não deixe aquele espaço em branco...escreva nele: 'LIVRE'. Você calcula o seu tempo livre de acordo com o seu volume de trabalho. Por exemplo: eu agrupo as coisas que eu tenho que fazer por dia da semana por categoria. Um dia faço as coisas para a universidade, no outro para a empresa, no outro para a minha função em Birmingham, no outro novamente para a universidade e assim vai...Porém, você deve estar se perguntando: e se vem um e-mail urgente?? Eu reservo as duas primeiras horas do dia para responder SOMENTE aos e-mails urgentes que estão nas minhas caixas. Esse tempo varia quando estou em casa , pois não acordo com despertador (levanto entre 8-9h). Os demais eu reservo para os dias que lhe cabem. Assim também dedico a primeira hora após o meu almoço, que varia de 12h-13h.

Minhas caixas de e-mails? Sim! Há quem pense que encher o computador de alertas e sons de quando recebe e-mail e ter tudo agrupado em uma só conta aumenta a produtividade. Eu discordo, caso você tenha mais que um emprego. Funciona se tiver UM emprego e UM e-mail pessoal...e ainda tenho minhas dúvidas...pois confusões podem ocorrer no trabalho por esse motivo. E as pessoas que te mandam e-mails pessoais em horário de trabalho precisam aprender o horário que você costuma respondê-las e que não há disponibilidade ao longo do dia sem organização. Eu somente respondo aos e-mails não urgentes nos meus dias de cada trabalho. As pessoas percebem e passam a te escrever somente quando você costumava responder mais rápido. Se passar de 48h, por favor me cobrem! Mas não costuma acontecer...

Lembre-se de silenciar os seus distratores quando estiver fazendo algo importante e que exige a sua atenção total. Não responda a mensagens, e-mails, telefone, etc. Comece o serviço e o termine. Não faça várias coisas ao mesmo tempo, mas muitas coisas no seu tempo!

Quem me escreve já sabe que tenho chance maior de responder até a hora do almoço do que depois, ou após às 19h, pois antes disso eu estou escrevendo material da empresa, artigo ou relatório para as Universidades, preparando aula, atualizando sites e redes sociais, etc. Meu CV é atualizado toda quinta-feira pela manhã quando eu tenho algo a colocar. Visito as páginas das agências de fomento todas as quintas pela manhã logo antes do almoço. Faço mais vezes em março, abril, agosto e outubro, quando saem mais os editais que preciso divulgar para os acadêmicos para os quais eu presto assessoria. Não estou aqui dizendo que tudo isso é perfeito, mas sim te dando um exemplo de algo que funciona para alguém que presta serviços para várias pessoas. E, essas pessoas, pedem mil coisas que para elas são urgentes sempre que me pedem. Mas não trabalho para nenhuma delas com exclusividade, logo preciso de um planejamento específico para fazer tudo funcionar de alguma forma que não me prejudique e nem a eles que precisam do serviço.

É claro que tudo isso não é tão engessado...e não funciona para todo mundo...esse foi o jeito que funcionou para mim e que você deve descobrir qual é o teu. Esse meu plano varia quando na minha agenda aparece muito a palavra LIVRE. Nesse espaço, eu sempre escolho 1/3 para descansar, ou seja...a cada 3 LIVRES, se estou em casa eu descanso e brinco com o Louis (meu cachorrinho). Os outros, ou repito isso se estiver muito legal, ou eu uso para fazer qualquer atividade da lista de trabalho. Com isso consigo trabalhar tranquilamente as 40h que nos seriam cobradas e ainda sobra muito tempo para continuar correndo atrás dos meus sonhos e dar um empurrãozinho nos sonhos de outras pessoas. Se sua semana tem tarefas que incluem RISCOS, use o tempo livre para LIVRE e para IMPREVISTOS. Se não precisar usá-los, edite-os para LIVRE.

Um exercício bom para o planejamento dos seus sonhos é escrever num papel:

Hoje é dia ___/___/_____e eu AINDA NÃO fiz __________________. Eu AINDA tenho _____meses para fazer.

Quando olhar esse papel de novo, e não tiver realizado a tarefa, cole outro papel por cima e escreva o mesmo na data atual. SOMENTE ASSIM você se incomodará com a sua procrastinação e verá que tem MESMO um problema de planejamento. Faça isso todas as vezes que se lembrar da atividade a ser feita e que resolver não fazê-la, qualquer que seja o motivo do dia. Escrever o motivo no papel vai te deixar ainda com mais vergonha...então comece devagar...ainda não o coloque se isso vai ser muito doloroso para você.

Boa sorte nos seus planos! E quando se sentir acuado (a), lembre-se de que SIM, você tem tempo! E leia esse outro post para refletir e saber lidar com as críticas.

 

No próximo post vamos 'conversar' sobreCOMO FAZER UMA LISTA DE TAREFAS EFICIENTE?